La Stampa Unione consente di indirizzare una lettera a un gruppo di persone senza dover riscrivere gli indirizzi, sfruttando l’unione tra un documento principale e un archivio dati. Due sono le procedure che si possono adottare.
Questo è il primo modo di utilizzare la Stampa unione.
Dalla scheda:
– Lettere – riquadro Inizia stampa unione.
– Selezionare il tipo di documento, cliccando sul pulsante Inizia stampa unione.
– Cliccare su Seleziona Destinatari e dall’elenco scegliere di creare un nuovo elenco o di utilizzare uno già esistente o di prendere in considerazione i contatti di outlook.
– È possibile modificare l’elenco dei destinatari cliccando sul pulsante Modifica elenco destinatari facendo comparire in tal modo la finestra omonima dove sarà possibile filtrare, trovare o eliminare dati.
– È possibile anche inserire un Blocco di indirizzi o una Formula di apertura cliccando sui pulsanti omonimi.
– Per inserire poi i campi unione, bisogna posizionare il cursore del mouse nella pagina, nel punto dovuto e scegliere, dall’elenco del pulsante Campi unione, i campi desiderati che saranno racchiusi tra virgolette.
– Nel riquadro Fine, bisogna cliccare sul pulsante Finalizza e unisci e dall’elenco scegliere Modifica singoli documenti. Nella finestra che si apre, si può decidere di utilizzare soltanto alcuni dati o tutti.
Altro modo di utilizzare la stampa unione. Dalla scheda:
– Lettere – riquadro Inizio stampa unione – pulsante Inizia stampa unione, dall’elenco scegliere Creazione guidata stampa unione.
– Compare a destra della finestra il riquadro Stampa unione.
– Fare attenzione ai vari passaggi
Passaggio 1 di 6
– Selezionare il tipo di documento, cliccando sul pulsante Inizia stampa unione
Passaggio 2 di 6
– Scegliere il documento di partenza
Passaggio 3 di 6
Istituire l’elenco dei destinatari:
– Usando un elenco esistente;
– Selezionando i contatti dalla rubrica di Outlook;
– Creando un nuovo elenco.
In questo ultimo caso, usando la tabella nuovo elenco indirizzi, completarla con i dati identificativi dei destinatari.
È preferibile selezionare la voce Personalizza colonne per definire i campi che servono e per salvare il database. Nel caso in cui si desideri inserire una nuova voce occorre cliccare sulla voce omonima.
Dopo aver compilato i campi nella finestra Nuovo elenco indirizzi e salvato il database, compare una nuova finestra denominata Destinatari Stampa unione in cui è possibile modificare, trovare o cancellare i dati presenti.
Se, invece, di creare un nuovo elenco si desidera utilizzare un elenco già esistente bisogna cliccare, nel riquadro a destra della finestra, sulla voce Sfoglia e nella finestra che si apre, Selezione origine dati, scegliere l’elenco dei destinatari da aprire.
Passaggio 4 di 6
In tale passaggio è possile inserire una formula di apertura del tipo Gentile Sig….o Egregio Sig….L’operazione più importante di questo passaggio, senza dubbio, è l’inserimento dei campi unione che viene effettuata cliccando sulla voce Altro.
Passaggio 5 di 6
E’ il passaggio che offre la possibilità di vedere un’anteprima della stampa unione, di trovare un destinatario ed eventualmente di escluderlo
Passaggio 6 di 6
In quest’ultimo passagggio, è possibile creare le lettere con la Stampa unione. Cliccando sul pulsante Stampa si stampano direttamente le lettere indirizzate ai singoli destinatari; invece, con il pulsante Modifica singole lettere, è possibile unire le singole lettere i un nuovo documento. Sia nel primo che nel secondo caso, si può operare una seleione dei record, cioè si può decidere di stampare o di unire tutti i record o soltanto il record corrente o i record che vanno, ad esempio, dal primo al terzo.
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