Affinchè un foglio di lavoro sia efficiente e facile da utilizzare è necessario che i dati immessi nelle celle siano corretti. Perchè ciò accada si può ricorrere ad una regola di convalida.
Una regola di convalida viene impostata aprendo la finestra Convalida dati, dal menu Dati.
Nella finestra aperta, scheda Impostazioni, si può scegliere, dalla casella Consenti, di inserire, all’interno della cella selezionata, Numeri interi o Numeri decimali o un elenco o una data o l’ora o qualsiasi valore o ancora di determinare la lunghezza di caratteri del testo.

Facciamo un esempio. Si supponga di voler inserire nella cella D4, un numero che sia compreso tra 50 e 100.
Nella finestra Convalida dati, casella Consenti, si scelga Numero intero; nelle caselle sottostanti, Valore minimo e Valore massimo, si inseriscano rispettivamente i numeri 50 e 100.
Nella scheda Impostazioni, si deselezioni Ignora celle vuote.

La finestra Convalida dati, oltre alla scheda Impostazioni, è caratterizzata da altre due schede: Messaggio di input e Messaggio di errore.
Ciò che viene digitato nella casella Titolo e nel riquadro sottostante della finestra Messaggio di input compare come etichetta sulla cella del foglio di lavoro selezionata. Nella casella Titolo si provi a digitare: Valore limite. Mentre nell’altra casella della scheda: Immettere il valore del limite.
Il contenuto della scheda Messaggio di errore verrà visualizato nella finestra che comparirà dopo aver digitato nella cella considerata un valore non consentito. Anche  in questa scheda si può digitare un titolo, Errore, ad esempio, ed eventualmente un messaggio.

Nella scheda Messaggio di errore è possibile nella casella Stile, selezionare tre diverse opzioni: Interrrompi, Avviso, Informazione, per la scelta delle quali ci si affida all’esigenze del caso.
Dopo aver impostato i vari criteri nelle tre schede della finestra, si clicca su Ok.

Se si inserisce nella cella D4 un valore non compreso tra 50 e 100, comparirà una finestra che ci informa che il valore immesso non è valido.
Al contrario, digitando un valore corretto non solo non si aprirà alcuna finestra, ma sarà possibile selezionare una qualsiasi altra cella.

E’ possibile, ovviamente, fare in modo che la regola di Convalida dati venga applicato a più celle contemporaneamente, in tal caso occorre selezionare le celle e poi ripetere le stesse operazioni precedentemente descritte.

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